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Déploiement du digital workplace

Réussir le déploiement du digital workplace

Chez les particuliers, les smartphones et tablettes équipent tous les foyers. Et c'est justement sur le lieu de travail que de nombreuses personnes se retrouvent encore confrontées au monde analogique. Avec un peu de préparation en amont, il n'est pas bien difficile de mettre en place un digital workplace.

Selon le D21-Digital-Index 2018/2019, près de trois quarts des actifs aimeraient disposer d'un digital workplace.  Cela leur permet de travailler indépendamment de leur site. Un bureau à distance et des modèles de temps de travail flexibles présentent également des avantages pour l'employeur. Un tiers des entreprises enregistre des économies de coûts, et presque autant constate une productivité plus élevée de leurs salariés. En outre, un environnement de travail moderne présente un véritable avantage concurrentiel dans la guerre des talents de jeunes professionnels. Malgré les avantages, le D21-Digital-Index révèle néanmoins que seulement 16% des salariés profitent actuellement en Allemagne d'un digital workplace. Pourtant, avec la bonne stratégie et une préparation adéquate, un poste de travail informatique n'est pas compliqué à installer.

Digital Workplace - tout est dans la préparation

Pour réussir le déploiement et l'intégration d'un digital workplace, il est crucial de bien préparer et planifier, en tenant compte des aspects essentiels suivants, ou en les examinant au préalable:

Implantation de l'infrastructure informatique optimale

Le déploiement informatique commence par l'inventaire de l'infrastructure informatique existante et des technologies déjà en place. L'étape suivante consiste notamment à se demander comment optimiser judicieusement les postes de travail de l'entreprise. Outre le matériel, on examinera aussi en détail et on repensera notamment les logiciels. Ce n'est que par l'intégration de programmes modernes, comme Office 365 et des solutions sur Cloud, que le travail sera effectué de manière vraiment souple. Que ce soit à travers des conversations en vidéoconférence ou le travail commun sur des documents dans le Cloud, les processus de travail sont digitalisés et deviennent indépendants d'un site géographique.

Restructuration interne autour des nouveaux systèmes

Le digital workplace ne doit pas profiter seulement aux «professionnels intellectuels», mais aussi aux opérateurs des machines en atelier de production et aux techniciens de maintenance en service externe. Pour le département informatique et les spécialistes de la compliance, cela signifie qu'il leur faut travailler avec un plus grand nombre de clients et d'appareils finaux différents. Cela requiert de repenser la mise à disposition, l'administration et la sécurité de l'infrastructure des systèmes. Il est recommandé de planifier les mesures préventives et les ressources nécessaires en amont du déploiement, pour éviter toute accumulation de travail.

Digitalisation des processus de travail

Un digital workplace ne peut déployer tout son potentiel que lorsque autant de processus que possible sont digitalisés. Il s'agit par exemple de la validation des factures, du classement et de la consultation des données contractuelles et des documents, ainsi que des libres-services. C'est pourquoi les solutions de gestion des documents et de contenu d'entreprise gagnent en importance. Ces systèmes sont de plus en plus associés à l'intelligence et aux fonctions artificielles pour l'automatisation assistée par robot des processus. À travers des procédures d'apprentissage, l'AI prend de plus en plus en charge des tâches de routine et permet aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches plus importantes.

Ajustement des concepts de sécurité

Protéger durablement les postes de travail, les applications et les données contre les attaques de piratage criminel fait aussi partie de la digitalisation. Cela ne se limite pas aux attaques venant de l'extérieur, mais inclut également celles provoquées par les erreurs ou la négligence des collaborateurs internes. Par conséquent, la réglementation existante en matière de sécurité informatique, de compliance et de protection des données doit être à jour et si nécessaire, adaptée avant le déploiement.

Intégration des salariés

Au lieu de renouveler tous les postes de travail en une seule fois, sous forme d'un déploiement de masse, il est préférable d'intégrer et de développer le digital workplace petit à petit. Ainsi, chacun des composants de l'entreprise peut être planifié et incorporé soigneusement, en plusieurs phases. Cela permet également aux collaborateurs de s'habituer progressivement au nouvel environnement de travail et de s'y impliquer.

Le digital workplace n'est pas un grand projet irréalisable, néanmoins, l'objectif souhaité ne sera pas atteint si la planification est trop tardive ou erronée. La condition préalable est une stratégie définie et une préparation bien planifiée. Outre la définition exacte de l'infrastructure informatique nécessaire, les processus internes doivent notamment être repensés et digitalisés pour qu'un poste de travail informatique puisse vraiment être utilisé avec flexibilité. L'implication du personnel est également essentielle, à travers une communication ouverte et des mesures de formation. C'est ainsi que tous les obstacles seront levés pour le déploiement de votre digital workplace.

Pas à pas vers le succès

Anstatt alle Arbeitsplätze auf einmal in einem Massen-Rollout zu erneuern, sollten ein Digital Workplace Schritt für Schritt integriert und entwickelt werden. In mehreren Phasen können so die einzelnen Komponenten im Unternehmen sorgfältig geplant und eingegliedert werden. Dadurch können auch die Mitarbeiter langsam an das neue Arbeitsumfeld gewöhnt und abgeholt werden.

Ein Digital Workplace ist kein unmögliches Großprojekt, kann jedoch mit der falschen oder zu kurzfristigen Planung nicht das gewünschte Ziel erreichen. Vorrausetzung ist eine definierte Strategie sowie eine gut geplante Vorbereitung. Neben der genauen Definition der benötigten IT-Infrastruktur, sollten insbesondere die internen Prozesse überdacht und digitalisiert werden, damit ein IT-Arbeitsplatz auch wirklich flexible nutzbar ist. Wesentlich ist auch die Abholung der Belegschaft, durch offene Kommunikation und Weiterbildungsmaßnahmen. Damit steht Ihrem erfolgreichen Digital Workplace Rollout nichts mehr im Weg.