Le portail libre-service révolutionne les achats

Lorsqu'ils commandent leur équipement informatique sur le lieu de travail, de nombreux collaborateurs aimeraient bénéficier d'un processus de commande simple et convivial comme sur les sites d'achat en ligne. Et pourtant, ça pourrait être très simple: il suffit de saisir sur un portail libre-service les détails de l'équipement souhaité ou requis, de compléter des informations supplémentaires comme le centre de coûts, de notifier au supérieur pourquoi il vous faut un nouveau système - et le tour est joué. En outre, le collaborateur reçoit par e-mail un rapport de statut de sa demande, des options complémentaires ou alternatives de configuration de son équipement, ainsi qu'une confirmation d'expédition indiquant la date à partir de laquelle il peut recevoir son nouvel appareil.

Bien souvent, la réalité est différente dans les entreprises. Les collaborateurs attendent leurs nouveaux équipements informatiques souvent pendant des semaines, voire des mois. Selon une étude du cabinet de conseil IDC, les processus de commande fonctionnent de manière satisfaisante dans seulement 10% des entreprises. Cela est notamment lié au fait qu'ils impliquent différents départements: le service informatique, mais aussi les finances et les achats. Les accords prennent donc souvent du temps et retardent la livraison des équipements. Le salarié doit attendre son poste de travail informatique plus longtemps que nécessaire, et son efficacité en pâtit. Bien souvent s'ajoute une politique inefficace des «bouts de papier».

Ce processus reposant sur des documents papier a des conséquences fâcheuses: les collaborateurs sont frustrés et vont parfois jusqu'à chercher un autre employeur. Notamment les jeunes professionnels attachent de l'importance à un lieu de travail moderne et bien équipé. Selon l'étude «Future Workforce Study» réalisée par Dell, plus de 40% des jeunes salariés quitteraient leur emploi si l'équipement informatique ne répond pas à leurs attentes.

Les processus d'achat insatisfaisants expliqueraient également pourquoi les entreprises allemandes ne tirent pas suffisamment parti du potentiel qu'offrent les formes de travail mobiles et le concept de digital workplace. D'après l'étude D21, moins de la moitié des salariés ont un Notebook mis à disposition par leur employeur, et seulement un quart peut utiliser un smartphone de l'entreprise. Cela porte préjudice à la motivation et à la performance des salariés, mais les pousse également à utiliser leurs appareils finaux privés et plus performants, à des fins professionnelles. Un Shadow IT apparaît, avec des conséquences négatives pour la sécurité informatique et la conformité.

Il n'est pas bien difficile pour les entreprises d'apprendre à faire comme Amazon et Cie, et de mettre en place une stratégie d'achat informatique conviviale. Le concept d'achat 2.0 repose sur un élément clé: le portail libre-service. Sur cette plate-forme, les salariés peuvent composer individuellement l'équipement informatique dont ils ont besoin. Selon le département et l'activité du collaborateur, il peut paramétrer différentes configurations et sélections possibles. La restriction à certaines familles de produits, à des systèmes d'exploitation et à des versions de logiciels permet de garantir des processus constants et standardisés réalisables pour l'achat, le déploiement et la maintenance.  Pour améliorer la procédure de commande, il est crucial que le portail prenne en charge des interfaces et processus standardisés. Cela accélère les procédés de validation et réduit les sources d'erreurs, comme par exemple lors du passage d'un support à l'autre.

Les entreprises ont la possibilité de mettre en place et d'exploiter leur propre portail libre-service, toutefois pour les moyennes et grandes entreprises, il peut être intéressant de recourir à un prestataire. Celui-ci se chargera des tâches principales au début d'un projet. Outre la configuration du portail d'achat et l'installation des processus, on prêtera également attention au choix des appareils finaux qui seront mis à la disposition de l'utilisateur. De nombreux prestataires proposent non seulement un équipement informatique sans favoriser un fabricant, et des options complètes de digital workplace, mais aussi une solution individuelle de financement.

La digitalisation constante des processus d'achat et l'implication des utilisateurs via un portail libre-service libère du temps et accroît la satisfaction des salariés. Les utilisateurs ne sont plus les destinataires passifs d'un équipement informatique, choisi à leur place par d'autres, mais participent activement à la sélection de leur poste informatique. Dans le contexte de guerre des talents, un poste de travail digital et moderne présente également un avantage concurrentiel par rapport aux autres employeurs.

Grâce à l'optimisation des processus d'achat via un portail libre-service, le département informatique interne et les achats sont énormément déchargés de tâches opérationnelles et administratives techniques. Cette solution d'achat informatique efficace permet à vos collaborateurs de se concentrer sur leurs véritables tâches. Un processus d'achat sans accroc contribue donc considérablement à la réussite de l'entreprise.